Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG): Pflichten, Fristen, Urteile

Das HinSchG
in einem Satz

Unternehmen mit mehr als 50 Arbeitnehmer:innen sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, eine interne Meldestelle für Whistleblower einzurichten.

Erläuterungen / FAQ

Was regelt das Gesetz?

Unternehmen müssen interne Meldestellen einrichten, die es Personen erlauben, Rechtsverstöße aus dem beruflichen Umfeld, in einem geschützten Raum zu melden.

Das HinSchG gilt nicht nur für Arbeitnehmer:innen, sondern für alle Personen, z.B. freie Mitarbeiter:innen, Praktikant:innen, Auszubildende und auch unternehmensfremde Personen.

Welche Unternehmen müssen handeln?

Alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten. Die Pflicht gilt seit Ende 2023 vollständig – bei Erreichen der 50-Mitarbeiter-Schwelle sofort, ohne Übergangsfrist.

Alle Unternehmen, die im Wertpapierdienstleistungs- und Datenbereitstellungsdienst tätig sind sowie alle Börsenträger im Sinne des Börsenträgergesetzes.

Welche Aufgaben hat die interne Meldestelle?

Das interne Meldesystem muss Beschäftigten zugänglich gemacht werden. Das kann beispielsweise über die Unternehmenskommunikation erfolgen.

Die interne Meldestelle muss mündliche, schriftliche oder ggf. auch persönliche Kanäle zur Meldung ermöglichen.

Den Hinweisgeber:innen muss innerhalb von sieben Tagen der Meldungseingang bestätigt werden. Im Anschluss wird der gemeldete Verstoß geprüft und ggf. werden Folgemaßnahmen eingeleitet. Innerhalb von drei Monaten muss den Hinweisgeber:innen außerdem eine Rückmeldung mit Begründung für die getroffenen Maßnahmen erhalten.

Auch anonyme Meldungen müssen bearbeitet werden.

Die Inhalte einer Meldung, sowie die Identitäten der Hinweisgeber:innen, sind vertraulich zu behandeln.

Meldungen müssen datenschutzkonform aufbewahrt werden.

Was sind externe Meldestellen?

Externe Meldestellen werden vom Staat eingerichtet, beispielsweise auf Bundesebene beim Bundesamt für Justiz.
Tipp: Es ist empfehlenswert, die interne Meldestelle für Beschäftigte aktiv zu bewerben. So lassen sich Meldungen an externe Meldestellen, die eventuell sensible Informationen an Dritte übermitteln, vermeiden.

Welche Informationen sind meldefähig?

Alle Verstöße gegen Rechtsvorschriften, die strafbar oder bußgeldbewährt sind.
Insbesondere sind das Verstöße, die Leib, Leben und Gesundheit schützen (z.B. Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße), öffentliche Interessen (z.B. Umweltschutz) oder Delikte im wirtschaftlichen Bereich (Abschlussprüfungen, Rechnungslegungen, Vergaberecht, Bestechung, Steuerrecht).

Nicht meldefähig ist zum Beispiel Mobbing.

Welche Herausforderungen kommen auf Unternehmen zu?

Die interne Meldestelle muss zeitnah eingerichtet werden.
Tipp: Bei nicht ordnungsgemäß eingerichteter Meldestelle kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 20.000 Euro erhoben werden.

Für die Abwicklung der Meldestelle muss mind. ein oder eine Mitarbeiter:in fachlich geschult und in Teilen abgestellt werden.
Für Compliance-Schulungen, Einrichtungsaufwände sowie Lohnkostenersatz durch Zeitaufwand für die Meldestelle ergeben sich im ersten Jahr schnell Kosten im fünfstelligen Bereich.

Der oder die abgestellte Mitarbeiter:in für die Meldestelle wird zum möglichen Informationsträger wider Willens. Meldungen können Betriebsgeheimnisse oder andere sensible Informationen enthalten.

Bearbeitet der oder die Mitarbeiter:in Meldungen fehlerhaft oder kommt zu falschen Schlussfolgerungen, haftet das Unternehmen in vollem Umfang.

Welche Risiken birgt die Beweislastumkehr für Unternehmen?

Die Hinweisgeber:innen werden durch das HinSchG vor Benachteiligungen geschützt.
Sollten Hinweisgeber:innen nach einer abgegebenen Meldung verlautbaren, benachteiligt zu werden (durch Versagen einer Beförderung, Diskriminierung, Mobbing etc.), kann das für das Unternehmen problematisch werden: Denn nun hat das Unternehmen zu beweisen, dass die Benachteiligung nichts mit dem abgegebenen Hinweis zu tun hat. Im Beispiel der Beförderung ist davon auszugehen, dass das Unternehmen den oder die Mitarbeiter:in zu befördern hätte.

Durch die Beweislastumkehr ergeben sich Spannungsfelder, die sich bei Auslagerung der internen Meldestelle vermeiden lassen.

Was haben Verstöße gegen das HinSchG zur Folge?

Bei Verstößen gegen das HinSchG drohen Unternehmen hohe Bußgelder oder Schadensersatzforderungen von Arbeitnehmer:innen,
z.B. bei Benachteiligungen nach Hinweisen im Sinne des § 36 HinSchG (bis zu EUR 100.000),
wenn die Vertraulichkeit der Meldestelle nicht gewahrt wird (bis zu EUR 100.000),
z.B. bei Offenlegung unrichtiger Informationen (bis zu 20.000).

Dürfen Unternehmen eine Kanzlei als Meldestelle beauftragen?

Kanzleien dürfen die Aufgaben der internen Meldestelle übernehmen. Die Haftung für fehlerhafte Ausübung der Meldestelle geht bei Beauftragung auf die Kanzlei über.

Tipp: Die anwaltliche Übernahme der Meldestelle bedeutet nicht, dass die Hinweisgeber:innen zu Mandanten werden.
Kanzleien dürfen deswegen ausschließlich im Interesse ihres auftraggebenden Unternehmens handeln.

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