Unternehmen müssen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz viele neue Anforderungen umsetzten, welche stark fehleranfällig sein können. Bei Missachtung bestimmter Regelungen (zum Beispiel: Behinderung einer Meldung) können Unternehmen hierdurch Bußgelder in Höhe von bis zu EUR 50.000 führen (§ 40 HinSchG).
Als Arbeitgeber sollten Sie sich daher mit dem Hinweisgeberschutz vertraut machen und prüfen, ob das wichtigste in Bezug auf das Hinweisgeberschutzgesetz bereits umgesetzt wurde. Sie können sich gerne bei uns melden, wir kümmern uns um die Einrichtung der internen Meldestelle und helfen Ihnen auch bei anderen hinweisgeberschutzgesetzbezogenen Themen.
Checkliste für Unternehmen:
- GAP-Analyse: Besteht bereits ein Hinweisgebersystem? Bedarf es an Anpassungen?
- Meldekanäle: Auswahl (Telefon, E-Mail, webbasierte Lösung, Ombudsperson) und Option für anonyme Meldungen.
- Zugang zu Meldekanälen: Nur für Beschäftigte oder auch für externe Kontaktpersonen?
- Information an Mitarbeiter: Über Website, Intranet, Schwarzes Brett informieren.
- Vertraulichkeit: Sicherstellung der Vertraulichkeit der Hinweise.
- Zuständigkeiten: Klare Festlegung, wer Hinweise entgegennimmt und bearbeitet; keine internen Verzögerungen bei der Bearbeitung.
- Prozesse: Vorgehensweise bei Eingang einer Meldung (Bestätigung, Maßnahmen, Rückmeldung).
- Qualifikation: Zuständige Personen müssen unabhängig, qualifiziert und ggf. geschult sein.
- Externe Dienstleister: Option, externe Anbieter für die Entgegennahme/Bearbeitung zu beauftragen. Sprechen Sie uns gerne an.
- Dokumentation: Sicherstellen, dass Meldungen und Kommunikation dokumentiert werden.
- Attraktivität vs. Missbrauch: Interne Kanäle so gestalten, dass Hinweisgeber sie nutzen, aber Missbrauch vermieden wird.
- Datenschutz: Datenschutzkonforme Implementierung mit Einbindung relevanter Fachbereiche.
- Mitbestimmungsrechte: Betriebsrat frühzeitig einbinden.
- Konzernstrukturen: Möglichkeit, Hinweisgebersystem bei anderer Konzerngesellschaft zu führen.
- Beweislastregeln: Personalabteilung auf neue Regeln vorbereiten, Dokumentation der arbeitsrechtlichen Gründe.